De Novo это Украинский национальный провайдер #1 в области облачных сервисов и ЦОД корпоративного класса. De Novo предлагает услуги IaaS / BaaS / DRaaS, Kubernetes as a Service и семейство облачных сервисов с GPU для AI / ML.

Уже более 16 лет De Novo является технологическим лидером облачного рынка: инвестирует, создает и развивает новые продукты в Украине для украинцев.

Работа с электронным документооборотом, включая:

• Получение и обработку документов в программах Medoc и ВЧАСНО — согласование входящих документов по установленной процедуре и последующая их регистрация в электронном виде, загрузка документов для подписи, получение и регистрация подписанных документов.
• Сканирование, регистрация входящих/исходящих документов (письма, договоры, приложения, акты и т. д.), размещение документов в электронном хранилище.
• Оформление и контроль заявок на оплату с определённым набором контрагентов согласно внутренним процедурам компании.
• Организация и контроль процедуры «Согласование договоров».
• Документальное оформление командировок (подготовка приказов и командировочных удостоверений).

Работа с физическими документами, включая:

• Распределение документов по предприятию в соответствии с их назначением.
• Подготовка писем от имени руководителей и ведение официальной переписки с контрагентами.
• Подготовка распоряжений, приказов по поручению руководителей.
• Взаимодействие с агентствами, имеющими лицензию на перевод с иностранных языков.
• Обеспечение документооборота с постоянными заказчиками в рамках договорных отношений (отправка документов по установленному графику).

Работа с входящими запросами как от контрагентов, так и от сотрудников офиса, включая:

• Прием входящих телефонных звонков, маршрутизация в соответствии с утвержденными алгоритмами (прием, переадресация, организация конференц-звонков).
• Консультирование контрагентов по общим вопросам как лично, так и по телефону.
• Прием входящих электронных сообщений, маршрутизация при необходимости.
• Прием посетителей (кейтеринг).

Ассистирование руководителям и сотрудникам, включая:

• Организация встреч и совещаний с помощью MS Outlook, контроль за резервированием переговорных комнат.
• Организация командировок (заказ билетов, такси, бронирование отелей, виз).
• Заказ такси в соответствии с установленными правилами компании.
• Оформление заявок на визитки, контроль их изготовления.
• Выполнение прочих поручений.

Управление обеспечивающими процессами:

• Взаимодействие с почтовыми и курьерскими службами.
• Обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ воды, посуды, чая, кофе и т. п.).
• Планирование, организация и контроль рабочих процессов в отделе.

Требования к кандидату:

• Высшее образование, желательно по специальности: юрист, экономист, делопроизводство.
• Желательно аналогичный опыт работы не менее 1 года в соответствии с описанием работы.
• Пунктуальность, аккуратность, самоорганизованность, коммуникабельность, ответственность, стрессоустойчивость, тактичность, добросовестность, грамотность, внимательность, стремление к обучению.

Профессиональные компетенции:

• Эффективное управление рабочим временем.
• Умение составлять документы, описывающие бизнес-процессы.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Знание делового этикета и правил деловой переписки.
• Свободное владение украинским языком.
• Умение анализировать информацию.
• Опыт работы в MS Office (Outlook, Word, Excel).
• Навыки работы с электронным документооборотом.
• Уверенное владение офисной техникой.
• Готовность к удаленной работе.
• Знание английского языка будет преимуществом.

Условия работы:

• График работы с 09:00 до 17:00, пятидневная рабочая неделя.
• Прямое подчинение исполнительному директору.
• Официальное трудоустройство с первого дня, достойная зарплата.
• Медицинская страховка (после испытательного срока).
• Оплачиваемый отпуск.
• Корпоративный ноутбук с возможностью удаленной работы.
• Бомбоубежище.
• Дизель-генераторы.
• Корпоративная мобильная связь.
• Служебный транспорт для рабочих целей.

Мы понимаем важность защиты персональных данных и обращаем внимание, что отклик на указанную вакансию является подтверждением добровольного согласия на обработку персональных данных ООО «Де Ново», указанных в резюме и дополнительных данных, которые необходимы для получения отклика на указанную вакансию.