De Novo это Украинский национальный провайдер #1 в области облачных сервисов и ЦОД корпоративного класса. De Novo предлагает услуги IaaS / BaaS / DRaaS, Kubernetes as a Service и семейство облачных сервисов с GPU для AI / ML.
Уже более 16 лет De Novo является технологическим лидером облачного рынка: инвестирует, создает и развивает новые продукты в Украине для украинцев.
К сожалению эта вакансия уже закрыта, но вы можете прислать свое резюме нам на будущее.
Офис-менеджер, Киев
Рассматриваются резюме, соответствующие не менее 80% предъявляемых профессиональных компетенций.
У кандидатов с аналогичным опытом работы от 1 года преимущество перед другими претендентами.
Содержание работы:
- Работа с электронным документооборотом, которая включает:
- Получение и обработка документов в программе Medoc и ВЧАСНО – согласование входящих документов по установленной процедуре и дальнейшая их регистрация в электронном хранилище, зарузка документов для подписи, получение и регистрация подписанных документов.
- Сканирование, регистрация входящих/иходящих документов (письма, договора, приложения, дополнительные соглашения, акты и т.п.) и размещение документов в электронном хранилище.
- Оформление и контроль заявок оплат с определенным набором контрагентов согласно внутренних процедур предприятия.
- Организация и контроль процедуры «Согласование Договоров».
- Документальное оформление командировок (подготовка Приказов и командировочных удостоверений).
- Работа с документами («твердыми» носителями), которая включает:
- Распределение документов по предприятию по их назначению.
- Подготовка писем со слов Руководителей и ведение официальной переписки с контрагентами.
- Подготовка распоряжений, приказов со слов Руководителей.
- Работа с агентствами, имеющими лицензию на перевод с иностранных языков.
- Обеспечение документооборота с постоянными Заказчиками в рамках договорных отношений (отправка документов согласно установленного графика).
- Работа с входящими запросами, как от контрагентов, так и от сотрудников офиса, которая включает:
- Прием поступающих телефонных вызовов, осуществление их маршрутизации согласно утвержденным алгоритмам (прием, переадресация, организация conf-call).
- Консультирование контрагентов по общим вопросам как посетителей офиса, так и в телефонном режиме.
- Прием поступающих электронных сообщений, осуществление их маршрутизации при необходимости.
- Прием посетителей (кейтеринг).
- Ассистирование руководителям и сотрудникам предприятия, которое включает:
- Организация совещаний, встреч при помощи MS Outlook, контроль за резервированием комнат переговоров.
- Организация командировок (заказ билетов, такси, бронирование гостиниц, визы).
- Заказ такси согласно установленных правил на предприятии.
- Прием заявок на изготовление визиток, контроль изготовления.
- Выполнение текущих поручений.
- Управление обеспечивающими процессами:
- Взаимодействие с почтовой службой, и курьерскими службами.
- Обеспечение жизнедеятельности офиса (вода, посуда, чай-кофе и т.д.).
Требования к кандидату:
- Высшее/ среднее специальное образование, желательно по специализации: юрист, экономист, деловод.
- Желателен аналогичный опыт работы не менее 1 года.
- Пунктуальность, аккуратность, самоорганизованость, коммуникабельность, ответственность, гибкость, стрессоустойчивость, тактичность, добросовестность, позитивное отношение к жизни, грамотность, внимательность, стремление к обучению.
Место проживания: максимально 30-40 минут общественным транспортом до офиса по ул. Северо-Сырецкая 1-3, г. Киев.
Профессиональные компетенции:
- Эффективное управление своим рабочим временем.
- Умение управлять задачами и контролировать их выполнение.
- Умение составлять документы, описывающие бизнес-процессы, которыми могут пользоваться другие.
- Хорошо поставленная речь.
- Знание бизнес-этикета, правил делового общения, деловой переписки.
- Свободное и грамотное владение русским и украинским языками.
- Умение анализировать информацию
- Уверенный пользователь MS Office (Outlook, Word, Exсel ), умение работать с документами в режиме «Рецензирование».
- Навыки работы в Outlook (организация встреч, создание базы контактов и т.п).
- Навыки работы с электронным документооборотом.
- Свободное владение офисной техникой (факс, сканер, копировальный аппарат, принтер, ламинатор, офисная АТС).
- Умение расставлять приоритеты при выполнении функциональных обязанностей.
- Навыки позитивного межличностного общения, умение работать в команде.
- Готовность к дистанционной работе.
- Знание английского языка является преимуществом.
Условия работы:
- Сменный график работы (через неделю 8:30-17:30 / 09:30-18:30).
- Официальное трудоустройство и достойная оплата труда.
- Медицинская страховка.
- Предоставление корпоративной мобильной связи в рамках установленных лимитов.
- Использование служебного транспорта в рабочих целях.